Секретарское дело и делопроизводство

Курсы секретарей– это подготовка квалифицированных менеджеров по управлению документооборотом компании и временем ее руководителей.

Научиться этому – задача непростая; она требует существенных вложений сил и времени. Но затраты очень быстро окупаются.

Никакие экономические сложности не могут вынудить компанию или предприятие обходиться без секретаря – так как в этом случае документооборот – да и вся работа компании в целом! – попросту окажутся парализованы.

Что должен уметь выпускник курсов секретарей?

Круг обязанностей квалифицированного секретаря обычно достаточно широк.

 В числе его основных задач:

1.Ведение документооборота компании. Это предполагает подготовку, оформление, рассылку, получение, систематизацию и хранение:

актов, приказов, распоряжений, решений, писем, протоколов докладов, инструкций и других видов документов. При этом каждый документ должен быть оформлен в строгом соответствии с ГОСТом – впротивном случае репутация компании окажется под угрозой. Подумайте сами: кому в современных условиях захочется иметь серьезные дела с непрофессионалами?

2. Архивация документов.

3.Планирование и подготовка приема посетителей. 

4. Помощь в ежедневном и перспективном планировании рабочего графика руководителя компании.

5.Участие в подготовке деловых переговоров. Нередко успех переговоров зависит от обстановки благожелательности, которую должен уметь создавать профессиональный секретарь.

Все знания, умения и навыки, необходимые для успешного решения каждой из этих профессиональных задач, вы получите на наших курсах секретаря.

Учебный центр оставляет за собой право частично изменять/модернизировать программу курса ввиду последних тенденций в развитии данного направления (выхода новых программ, совершенствование методик обучения и тд).

Содержание курса:

1. Общие сведения о секретарском деле.

Место секретаря в государственных и негосударственных структурах, его функциональные обязанности.

Понятие о профессиональной этике. Современные требования, предъявляемые к деловым и личностным качествам секретаря. Имидж секретаря. Культура речи. Приветствие и представление.

Профессии секретарей в Квалификационном справочнике.

2. Нормативные документы по делопроизводству.

Назначение и роль документов. Классификация документов.

Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению.

Бланки для подготовки служебных документов. Формуляр - образец ОРД - ГОСТ 6.30-2003 (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст). Требования к оформлению ОРД - ГОСТ 6.30-2003.

Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ) - правила работы с документами в организации. Организационно-распорядительная документация (ОРД).

3. Правила составления и оформления служебных документов.

Виды служебных документов.

Перечень общепринятых сокращений с полной расшифровкой.

Способы оформления документов.

Служебные отметки на документах (резолюция, отметка о контроле, отметка об исполнителе и исполнении, отметка о поступлении и др.).

Составление и оформление справочно-информационной документации. Акт. Виды актов, их обязательные реквизиты. Докладная записка, ее реквизиты.

Распорядительные документы. Приказ по основной деятельности, выписка из приказа. Обязательные реквизиты, их расположение.

Документация по личному составу. "Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утвержденный постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26. Форма Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", форма Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу", форма Т-6 "Приказ "распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", форма Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником".

Протокол. Выписка из протокола. Снятие копий с документов. Заверение копий. Отметка о заверении копий. Прием, передача, оформление телефонограмм.

4. Техника и правила письма.

5. Составление и оформление таблиц.

6. Делопроизводство.

Общие правила организации документооборота.

Контроль исполнения документов в подразделениях предприятия.

Организация контроля исполнения документов.

Внутренние документы.

Номенклатура дел.

Формирование дел.

Подготовка дел к последующему хранению и использованию.

Работа с обращениями граждан.

Организация и проведение протокольных мероприятий (переговоры, пресс-конференции и интервью).

Понятие о конфиденциальном делопроизводстве.

Документация по оформлению служебных командировок.

Язык и стиль официальных документов. Этикет в переписке. Понятие и функции служебного письма. Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой.

7. Работа секретаря по бездокументному обслуживанию.

Организация рабочего места руководителя и секретаря. Подготовка и проведение совещаний и переговоров. Ведение деловой беседы. Взаимоотношения секретаря с коллективом. Прием посетителей по личным и служебным вопросам.

Организация и проведение протокольных мероприятий (переговоры, пресс-конференции и интервью).

Деловые приемы. Фуршет. Стол-фуршет. Коктейльный стол. Бизнес-ланч.

Электронный этикет: факсимильная связь, автоответчик, электронная пота.

8. Оформление реквизитов административной системы документирования

Зачет.